Modulo Proto Qual - gestione non conformità
Manuale
Proto Qual è il modulo dedicato alla gestione delle non conformità integrato con il sistema informativo aziendale che rende più utili ed efficaci le Segnalazioni, riducendone i costi di gestione.
1.0 Obiettivi
2.0 Funzioni Principali
- Creazione integrata di una segnalazione:
Qual permette di creare una Segnalazione, in modo completamente integrato con il sistema informativo PROTO e quindi con i vari processi ed informazioni aziendali.
Ogni Segnalazione viene dotata automaticamente dei dati che ne permettono l’identificazione: Data e Ora di immissione della Segnalazione e Identificativo dell’Autore. Questi può quindi selezionare un Riferimento per la Segnalazione:
Cliente; Commessa; Fornitore; Ordine di acquisto merce; Ordine di acquisto conto lavoro; Unità Produttiva; Dipendente.
L’Oggetto della Segnalazione è selezionabile da una apposita pick-list di possibili “causali”, per ognuna delle quali è possibile prestabilire dei Riferimenti e dei Destinatari di default. Inoltre, è possibile inserire Note libere descrittive.
Grazie all’integrazione di QUAL anche con il sistema di posta elettronica aziendale, creando una Segnalazione, è possibile avvisare direttamente via e-mail ogni Destinatario, che è stata aperta una Segnalazione che lo riguarda.
La creazione ed invio del messaggio sono completamente automatizzati.
- Controllo e avanzamento:
E’ possibile controllare lo stato di ciascuna Segnalazione, attraverso i suoi possibili stati:
APERTA;
IN ATTESA DI CHIUSURA (presa in carico ed attuate azioni, ma non ancora chiusa);
CHIUSA;
Tracking della Segnalazione: al cambiare dello stato di una Segnalazione vengono memorizzate la data e l’ora in cui è avvenuto il passaggio di stato e inoltre viene memorizzato l’identificativo dell’operatore che l’ha effettuato. Per facilitare il controllo globale delle Segnalazioni è disponibile un apposito pannello riepilogativo.
- Analisi delle segnalazioni e statistiche:
QUAL fornisce automaticamente una serie di analisi sulle Segnalazioni registrate nel sistema, mediante report con cui è possibile valutare le Segnalazioni sia nel loro insieme, sia raggruppate per tipo, come descritto qui di seguito.
Ugualmente alla statistica complessiva, è possibile ottenerne una per ciascun Riferimento. Questa comprende tutte le Segnalazioni, aperte in un dato periodo, che hanno lo specifico Riferimento dell’oggetto (ad es. FORNITORI); le relative Segnalazioni vengono raggruppate per causale.
Per ognuna, sono riportati i dati salienti e inoltre il numero totale e le percentuali di ricorrenza.
3.0 Comandi
Nuova segnalazione: permette di registrare una nuova segnalazione;
Modifica segnalazione: permette di modificare lo stato o le note descrittive di una segnalazione;
Cancella segnalazione: permette di eliminare la segnalazione selezionata;
Aggiorna lista segnalazione: permette di sincronizzare il contenuto del pannello con le registrazioni effettuate da altri utenti;
Esportazione lista: permette di esportare in diversi formati i dati presenti a pannello;
Stampa: consente di ottenere statistiche sulle segnalazioni inserite;
Fine lavoro: è il comando di uscita dal modulo;
4.0 Archivi
4.1 Enti segnalatori: entità addette ad inserire le segnalazioni;
4.2 Enti destinatari: entità che ricevono notifica dell'apertura delle segnalazioni;
4.3 Causali segnalazioni: tipologie di segnalazioni registrabili;
Dipendenti: dipendenti dell'azienda;
4.1 Enti segnalatori
Questo archivio riporta la configurazione di ogni ente segnalatore, in particolare “Codice” e “Descrizione” dell’ente.
Inserisci: permette di configurare un nuovo ente segnalatore
Apri: permette di modificare la Descrizione di un ente segnalatore precedentemente inserito
Cancella: permette di cancellare l’ente segnalatore selezionato
Copia: permette di copiare un ente segnalatore esistente in un nuovo
Stampa: permette di stampare i dati relativi agli Enti segnalatori configurati
Export: permette di esportare in diversi formati i dati relativi agli Enti segnalatori configurati
4.2 Destinatari segnalatori
Questo archivio riporta la configurazione di ogni ente destinatario delle segnalazioni, in particolare “Codice”, “Descrizione” ed “E-mail” dell’ente.
All’indirizzo E-mail impostato per un Ente destinatario verrà inviato il messaggio di notifica relativo ad una segnalazione.
Per quanto attiene la configurazione del modulo per l’invio dei messaggi E-mail si veda la relativa sezione del modulo PROTO SYS
Per questo archivio di base sono rese disponibili le stesse funzioni presenti nella configurazione degli Enti segnalatori.
4.3 Causali segnalazioni
Questo archivio riporta la configurazione delle causali relative alle segnalazioni.
Ogni causale rappresenta in sostanza un modello di segnalazione, in cui è possibile definire:
Codice: identificativo della causale
Oggetto: descrizione sufficientemente dettagliata della segnalazione
Riferimenti: riferimenti della causale, ovvero della segnalazione, che possono essere uno o più dei seguenti:
o Commessa
o Cliente
o Fornitore
o Ordine d’Acquisto
o Ordine C/Lavoro
o Unità produttiva
o Dipendente
5.0 Inserimento di una segnalazione
Per inserire una nuova segnalazione occorre cliccare sull’icona “Nuova segnalazione”.
Affinché una segnalazione venga registrata all’interno del sistema, devono essere assegnate le seguenti informazioni di minima:
- Ente segnalatore;
- Causale della segnalazione;
- Uno o più riferimenti relativi alla causale selezionata;
L’ente segnalatore può essere selezionato fra quelli configurati all’interno del relativo archivio, cliccando sull’apposita icona.
Analogamente, causale ed i riferimenti della segnalazione verranno attinti dai relativi archivi di configurazione.
Una volta selezionata la causale, viene proposto a video l’elenco degli Enti segnalatori ad essa associati.
Viene inoltre proposto a video il riferimento associato alla causale, che è possibile di selezione dal relativo archivio di base, ad esempio:
vengono automaticamente registrati nel sistema data, ora ed identificativo dell’utente che ha effettuato l’apertura della segnalazione.
E’ possibile registrare anche delle “Note” di apertura della segnalazione, il cui identificativo viene assegnato immediatamente prima del salvataggio ed il cui stato viene ovviamente impostato a “Aperta”.
In caso di salvataggio avvenuto con successo, il sistema provvede ad invia una e-mail ad ogni destinatario interessato alla segnalazione.
Per ogni segnalazione vengono memorizzate:
- Data e ora di apertura;
- Identificativo di accesso al sistema di chi l’ha emessa;
- Ente segnalatore per conto del quale l’operatore effettua la segnalazione;
- Elenco degli enti destinatari della segnalazione, che dovranno prenderla in carico e gestirla fino alla sua chiusura.
- Oggetto della segnalazione, cioè la causale dell’anomalia, per la quale è possibile specificare i destinatari di default, in modo da rendere più snella la fase di apertura di una segnalazione ed il riferimento della stessa;
- Stato della segnalazione.
Ogni segnalazione si può trovare nello stato di:
o aperta
o in attesa di chiusura (presa in carico ed attuate azioni, ma non ancora chiusa)
o chiusa
note descrittive per poter specificare ogni eventuale altra informazione mancante.
al cambiare dello stato di una segnalazione verranno memorizzate data e ora in cui è avvenuto il passaggio di stato e verrà inoltre memorizzato l’identificativo dell’operatore che l’ha effettuato
6.0 Modifica, cancellazione, assegnazione
Di una segnalazione inserita mediante il modulo PROTO-QUAL possono essere modificati solo le note e lo stato.
Nel momento in cui una segnalazione viene modificata, i controlli relativi a ente segnalatore, causale, riferimento sono disabilitati al fine di impedirne la modifica; la segnalazione risulterebbe concettualmente un’altra se fosse cambiato anche uno solo di questi dati.
Inoltre è inibita la modifica dei Destinatari, che viene utilizzata per l’invio delle e-mail solo in fase di apertura della segnalazione.
Ad ogni cambio di stato vengono memorizzati data, ora e identificativo dell’utente che ha effettuato la modifica.
La cancellazione di una segnalazione avviene premendo il relativo pulsante (bidone); il numero identificativo di una segnalazione può essere utilizzato unicamente nel caso in cui sia l’ultima inserita, altrimenti la sequenza degli identificativi viene interrotta
Per ogni segnalazione è possibile inserire manualmente, al momento della sua chiusura ma anche successivamente, il costo sostenuto per la sua gestione, nel campo Valore (a fianco dello Stato della segnalazione);
Tale importo può essere valutato a consuntivo sulla base dei costi extra sostenuti rispetto a quelli preventivati.
7.0 Visualizzazione delle segnalazioni da altri moduli
Le segnalazioni registrate con riferimento alle commesse possono essere visualizzate da preventivo, commessa e consuntivo.
Tale pulsante risulta automaticamente attivato al caricamento di un preventivo, commessa o consuntivo visualizzando l’elenco delle segnalazioni registrate per la commessa in esame.
8.0 Statistiche sulle segnalazioni
Il modulo PROTO-QUAL consente di effettuare l’analisi delle segnalazioni per periodo e per tipo.
Sono previsti Report con i quali è possibile valutare le segnalazioni nel loro insieme e raggruppate per tipo, con dettaglio delle percentuali di incidenza.
Per ogni segnalazione vengono evidenziati la data di apertura e gli eventuali dati di cambio di stato.
Inoltre vengono riportati gli estremi degli eventuali riferimenti.
Tutti i report prendono in considerazione le segnalazioni registrate in un periodo temporale compreso tra due date.
- REPORT STATISTICO COMPLESSIVO:
Questo report permette di avere una visione di insieme delle segnalazioni aperte nel periodo, analizzandole per causale, indipendentemente dai riferimenti reali di ogni singola segnalazione. Oltre a verificare le percentuali di segnalazioni chiuse nel periodo sia come totali che per singole causali, è possibile evidenziare quali causali sono più ricorrenti.
- REPORT PER FORNITORE:
Questo report permette di avere una visione di insieme delle segnalazioni aperte nel periodo, analizzandole per singolo fornitore.
- REPORT PER CLIENTE:
Questo report permette di avere una visione di insieme delle segnalazioni aperte nel periodo, analizzandole per singolo cliente.
- REPORT PER REPARTO:
Questo report permette di avere una visione di insieme delle segnalazioni aperte nel periodo, analizzandole per singolo reparto.
- REPORT PER UNITA' PRODUTTIVE:
Questo report permette di avere una visione di insieme delle segnalazioni aperte nel periodo, analizzandole per singola unità produttiva.
- REPORT PER DIPENDENTE:
Questo report permette di avere una visione di insieme delle segnalazioni aperte nel periodo, analizzandole per singolo dipendente.
